https://kansanlahetys.fi/tyontekijat-ja-kohteet/syrjatie-kia-ja-markus/

Näin tämä prosessi meni meidän kohdalla. Tämä on siis suuntaa-antava kuvaus meidän kokemuksien perusteella. Muista siis varmistaa toimintaohjeet kaupungintalosta, maahanmuuttovirastosta ja suurlähetystöstä.

Kaupungintalo (lapsi rekisteröidään 14 päivän sisällä syntymästä)
1. Sairaalasta saatu syntymätodistus.
2. Äitiyskirja 母子手帳 (boshitechou)

Tarvitset kaupungintalolta / aluetoimistolta:
1. Kopion syntymätodistuksesta
2. Japanilaisen väestörekisteriotteeen 住民票 juuminhyou, josta selviää perhesuhteet (pyysin laittamaan siihen kaikki mahdolliset tiedot).
3. Verotodistukset 課税証明書 kazei shoumei ja 納税証明書 nouzeishoumei, joiden avulla käy ilmi kokonaistulot (vaihtoehtoisesti todistus verovapaudesta).
Bonus: Samalla käynnillä kannattaa pyytää 受理証明書jurishoumeisho, eli todistus jätetystä syntymätodistuksesta jota tarvitaan Digi- ja väestötietovirastoa varten.

Maahanmuuttovirasto
Tarvitset kaupungintalolta saatujen dokumenttien lisäksi
4. Hakemuslomake 在留資格取得許可申請 (zairyuushikakushutokukyokashinsei)
5. Kysymyslomake 質問書 (shitsumonsho)
6. Kopio takaajan passista ja zairyuukaadosta (Takaajana toimii yleensä isä). Ota myös alkuperäiset varmuuden vuoksi mukaan.
7. Työtodistukset

Muista tarkistaa infosivu:
https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/dependent.html
質問書 (kysymyslomake, vanhempien tiedot)
https://www.moj.go.jp/isa/content/001350118.pdf
在留資格取得許可申請書
(hakemuslomake) https://www.moj.go.jp/isa/content/930004121.xlsx

Ilmoitus Digi- ja väestötietovirastolle (Suomen suurlähetystön kautta)
Tällä saadaan henkilötunnus ja kansalaisuus rekisteröidään.
Ole Suomen suurlähetystöön yhteydessä ja kysy toimintaohjeita (huomioi rajalliset virka-ajat). Lähetä suurlähetystölle:
1. Kopiot molempien vanhempien passeista
2. Kopio vanhempien ja lapsen japanilaisesta oleskelulupakorteista (zairyukaado)
3. Täytetty rekisteröintikaavake ”ILMOITUS ULKOMAILLA SYNTYNEESTÄ LAPSESTA” (katso linkki alla)
4. 受理証明書 jurishoumeisho (tai perherekisteriote kosekitohon mikäli toinen vanhemmista on japanilainen). Tähän asiakirjaan tulee hakea Japanin ulkoministeriöltä apostille. Tämän jälkeen asiakirja tulee käännättää virallisella käännösfirmalla englanniksi, jonka jälkeen julkisen notaarin tulee todistaa käännös oikeaksi ja lopuksi haetaan vielä apostille. Käytännössä asiakas hakee asiakirjan ja ensimmäisen apostillen. Sen jälkeen voi pyytää käännösfirmaa tekemään käännöksen, hankkimaan notaarin laillistuksen ja apostillen.
https://finlandabroad.fi/web/jpn/lapsen-syntymasta-ilmoittaminen
Käännöstoimistoja Japanissa, jotka osaavat hoitaa prosessin oikein:
https://finlandabroad.fi/documents/3567891/0/Translation+companies.pdf/68820980-b7ce-d541-461d-a8a453f1ec18?t=1698201437392
Itse käytimme tätä: http://www.lingua-services.co.jp
5. Voit lähettää myös palautuskuorenレターパック retaapakku, jolloin saat 受理証明書jurishoumeishon takaisin apostilleineen.

Mikäli toivot että rekisteröinti menee nopeasti läpi, pyydä Suurlähetystöä laittamaan DVV:lle kiirehtimispyyntö! Muuten se saattaa kestää useamman kuukauden.

Suomalaisen passin hakeminen (Tokion matka vaaditaan)
Tee aikavaraus. Mikäli asut Tokyon ulkopuolelta on hyvä huomioida, että iltapäiväaikoja on ainoastaan keskiviikkoisin klo 13-17. Ota mukaan:
1. Vanhempien passit (jos vain toinen vanhempi niin tarvitaan myös huoltajien kirjallinen suostumus, katso linkki): https://finlandabroad.fi/web/jpn/alaikaisen-passihakemus
2. Kopiot vanhempien passeista
3. Passivalokuva lapsesta
4. Luottokortti tai tasaraha käteistä hakemusmaksua varten (235e eli 38300y vuonna 2025)
5. Palautuskuoriレターパック retaapakku, jolla passin voi lähettää kotiin.
https://finlandabroad.fi/web/jpn/edustusto
https://finlandabroad.fi/web/jpn/passi-henkilokortti-tarvittavat-asiakirjat